Intervista esclusiva con il nostro Responsabile dell'Area Gare: Ingegnere Giuseppe Giovanni De Vito.
A cura della Responsabile Marketing e Comunicazione di Forgest, dottoressa Ilenia Ruberto.
Ilenia Ruberto: Oggi vi proponiamo un’intervista molto interessante che ha l’obiettivo di farvi conoscere meglio il dinamico mondo dell’Area Gare; sarà un momento di confronto e di riflessione insieme al nostro Responsabile di settore l’Ingegnere Giuseppe Giovanni De Vito. Partiamo dunque con la prima domanda. Nell’ultimo anno abbiamo parlato di Forgest e dei vari settori consulenziali in cui opera, riguardanti soprattutto la salute e sicurezza sul lavoro, la formazione, i sistemi di gestione, data protection e cybersecurity. Ma da dove provengono i clienti di Forgest? Perché, oltre ad una fetta importante di clienti privati, c’è una parte di clientela altrettanto importante e impattante per la società che proviene dal pubblico. Proprio per questo, oggi cercheremo di spiegare meglio il settore dedicato appunto alle Gare D’Appalto; quindi, Giovanni, ti chiedo di riassumerci intanto cosa si intende per Area Gare e come Forgest ha deciso di approcciarsi a questo mondo?
G. Giovanni De Vito: Ciao Ilenia e un saluto a tutti i nostri lettori; grazie per questa opportunità di confronto e approfondimento. Ti rispondo subito dicendo che, quando si parla di “Area Gare” su servizi inerenti ai settori che Forgest propone, si intende un sistema organizzato di persone che implementano le fasi ed i processi necessari per presentare offerte o proposte più o meno strutturate per ottenere un appalto e/o un contratto con un cliente pubblico o privato. Per realizzare tutto ciò, in questi anni ci siamo sempre più specializzati e dotati di software e strumenti gestionali, competenze tecniche e partnership varie. Ci tengo anche a specificare che per partecipare a Gare bandite da clienti pubblici di dimensioni medio grandi (Comuni, Province, Regioni, ASL, Istituti Previdenziali, etc.) o da certe tipologie di clienti privati (multinazionali, S.P.A., grossi gruppi imprenditoriali) è stata necessaria una riorganizzazione strutturata di Forgest e ad oggi possiamo affermare di possedere un team con conoscenze multidisciplinari che abbracciano i diversi settori di interesse.
Ilenia Ruberto: Ci puoi spiegare invece, quali sono le principali sfide che si presentano durante la preparazione di una proposta per una gara d'appalto nei settori consulenziali abbracciati da Forgest e come si affrontano?
G. Giovanni De Vito: Stiamo parlando di sfide complesse in quanto si ragiona contemporaneamente su aspetti tecnici e normativi e su aspetti legati al territorio stesso ove la gara si svolge oltre che ad aspetti legati ai competitors presenti. È necessario, pertanto, uno studio di vari elementi professionali e logistici, una implementazione dei dati conosciuti, presenti e passati, ed una struttura organizzativa che renda quanto più efficace ed efficiente l’erogazione del servizio richiesto nella gara stessa che, in caso di vincita, permetta non solo una corretta fornitura di quanto previsto da capitolato, con la conseguente soddisfazione del cliente ma anche un utile finale per Forgest. La sfida è quella di riuscire ad essere concorrenziali e performanti anche in territori non coperti frequentemente da Forgest.
Ilenia Ruberto: Risultando un settore così dinamico e ricco di sfaccettature da considerare, come valuti e gestisci il rischio associato alla partecipazione a gare d'appalto, tenendo conto di fattori come la competitività del mercato e la complessità delle richieste dell'ente appaltante?
G. Giovanni De Vito: La valutazione e la gestione del rischio nella partecipazione a gare d'appalto sono aspetti importantissimi poiché è necessario capire con una analisi preliminare quanto ci si può esporre nell’affrontare la realizzazione della gara e successivamente quanto e come è possibile sostenere la fruizione del servizio in caso di aggiudicazione, considerando persone, strumenti, spostamenti e tutti i costi da sostenere. Partendo dall’analisi del contesto si devono poi capire attentamente le richieste dell'ente appaltante valutando la complessità delle aspettative e la corrispondenza con le proprie competenze e risorse. A questo punto, essendo consci delle proprie capacità e competenze si valuta l’organizzazione che può essere messa in campo in termini di capacità tecniche, finanziarie e umane. In questa fase valutiamo i costi associati alla partecipazione alla gara, inclusi i costi diretti e indiretti, si stima il potenziale ritorno sull'investimento in caso di successo, si valuta il tempo necessario per preparare una proposta di qualità. Parallelamente si considera la scadenza della gara e la capacità dell'organizzazione di rispettarla anche in funzione del carico di lavoro o di altre gare in corso. Arrivati qui si decide se la partecipazione alla gara è in linea con la strategia aziendale a lungo termine e si valuta se la vittoria della gara contribuirà al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per fare questo si effettua per esempio anche un confronto con esperienze passate nella partecipazione a gare simili e si considerano i successi e gli errori precedenti per migliorare la strategia.
Ilenia Ruberto: In che modo coordini e collabori con i diversi dipartimenti interni, inclusi team tecnici e legali, per garantire una preparazione completa e di alta qualità delle proposte di gara?
G. Giovanni De Vito: Questa domanda mi piace molto, in Forgest siamo particolarmente attenti al lavoro di squadra e infatti fin dall’inizio la pianificazione del processo di partecipazione alla gara viene eseguita coinvolgendo tutti i dipartimenti interessati, determinando i ruoli specifici di ciascun collega nel processo e costituendo un team cross-funzionale che comprenda esperti tecnici, legali, finanziari, di marketing e di gestione della qualità. Il team di gestione del progetto organizza riunioni regolari per garantire una comunicazione efficace e continua tra i membri dei dipartimenti, per evitare ritardi e garantire che ciascun dipartimento abbia il tempo necessario per svolgere il proprio lavoro, seguendo i vari step. La pianificazione deve essere realistica per rispettare le scadenze della gara e prima della presentazione ci assicuriamo che ogni sezione della proposta sia stata revisionata da membri chiave di ciascun dipartimento coinvolto. In Forgest siamo convinti che la base del successo è una comunicazione aperta, una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità, e la consapevolezza delle competenze specifiche necessarie da parte di ciascun dipartimento per questo applichiamo un approccio collaborativo e interfunzionale, per favorire la creazione di proposte competitive e di alta qualità.
Ilenia Ruberto: Quali sono le principali tendenze oggi nell’area gare, e come Forgest adatta la propria strategia a queste nuove dinamiche?
G. Giovanni De Vito: Attualmente, le nuove tendenze nell'area delle gare relative ai servizi offerti da Forgest sono molteplici e sono influenzate da diverse dinamiche, se dovessi citarne alcune direi sicuramente il tema della sostenibilità e del benessere psicologico nei luoghi di lavoro in quanto c’è una crescente attenzione rispetto a questi elementi ed è necessario pertanto un adattamento strategico. L’ente appaltante deve comprendere che Forgest può offrire soluzioni sostenibili e programmi specifici sia per la gestione dello stress che per la promozione del benessere a 360° dei propri dipendenti.
Dobbiamo inoltre fronteggiare il crescente uso e utilizzo di tecnologie innovative come sensori IoT, dispositivi indossabili e soluzioni basate su intelligenza artificiale. Anche qui l’adattamento strategico è fondamentale perché solo integrando tecnologie avanzate nella nostra offerta, possiamo dimostrare un impegno per l'innovazione nella gestione della sicurezza e di tanti altri settori. Negli ultimi anni è stato tra l’altro fondamentale ricercare sempre più opportunità di collaborazione con fornitori di tecnologie, esperti del settore e altre organizzazioni specializzate, per fornire soluzioni complete e adeguate. C'è poi una forte richiesta di trasparenza e responsabilità sociale e dunque abbiamo rafforzato le nostre policy aziendali rendendole sempre più attuali e conformi. Infine, una crescente enfasi sulla prevenzione degli incidenti e delle malattie professionali ci ha spinto a sposare e ad evidenziare approcci sempre più preventivi nella nostra strategia, mostrando un impegno per la salute e la sicurezza a lungo termine. Il nostro segreto è possedere dunque una mentalità flessibile che è la chiave per essere pronti a evolversi in risposta alle mutevoli dinamiche del settore.
Ilenia Ruberto: In che modo vengono gestite le relazioni con gli enti appaltanti, inclusi i feedback ricevuti durante e dopo il processo di gara, per migliorare continuamente le performance dell'area gare?
G. Giovanni De Vito: Durante il processo di gara è utile mantenere una comunicazione trasparente con l’ente appaltante richiedendo chiarimenti e cercando di avere informazioni dettagliate. Ove possibile è utile partecipare attivamente a incontri conoscitivi dei contesti per i quali è bandita la gara ed a sessioni informative organizzate dagli enti stessi. Mostrare un interesse proattivo nel comprendere le esigenze dell'ente è un aspetto che a volte può fare la differenza agli occhi della commissione esaminatrice. Altro aspetto fondamentale è la flessibilità e adattabilità nel rispondere a eventuali modifiche o aggiornamenti alle specifiche della gara. Dopo l’aggiudicazione della gara è importantissimo condurre un'analisi approfondita dei risultati della gara stessa includendo punti di forza e aree di miglioramento, valutando le performance rispetto alla concorrenza. Se possibile è utile richiedere incontri di feedback (in presenza o in altri modi) con gli enti appaltanti per comprendere a fondo le loro valutazioni e chiedere chiarimenti su eventuali punti di insoddisfazione o suggerimenti per il futuro. In generale la gestione delle relazioni con gli enti appaltanti non dovrebbe limitarsi al solo periodo di gara, ma dovrebbe estendersi nel tempo. La capacità di apprendere dai feedback, apportare miglioramenti continui e costruire relazioni di fiducia è fondamentale per il successo a lungo termine in questo settore.
Ilenia Ruberto: Come ti mantieni aggiornato sulle normative e le news nel campo delle gare d'appalto? Quali sono le fonti principali di informazione che consulti?
G. Giovanni De Vito: Per rimanere aggiornati sulle normative e le news nel campo delle gare d'appalto, ci sono molti canali possibili, io personalmente utilizzo molto i siti web ufficiali che monitoro per essere sempre aggiornato rispetto alle normative e alle procedure di gara più recenti e ufficiali. Ho diversi abbonamenti a pubblicazioni e riviste specializzate nel settore delle gare d'appalto che offrono analisi, approfondimenti e aggiornamenti sulle tendenze e le normative in evoluzione. Partecipo a corsi di formazione continuativa forniti da istituti accreditati in quanto progettati per mantenere aggiornati i professionisti sulle nuove normative e le best practice; mi iscrivo spesso a webinar, seminari e conferenze online che trattano argomenti relativi alle gare d'appalto, sono eventi che spesso coinvolgono esperti del settore e forniscono approfondimenti pratici, con la comodità di poterli seguire da casa e gratuitamente.
Ilenia Ruberto: Come ultima domanda, ti chiedo quali sono le competenze chiave che ritieni necessarie per far fronte alle sfide emergenti nel panorama delle gare d'appalto, e come promuovi lo sviluppo di tali competenze all'interno del team? Se ci puoi dare anche qualche numero rispetto alle gare vinte da Forgest nel 2023 e che obiettivi abbiamo per questo 2024 appena iniziato.
G. Giovanni De Vito: Lo sviluppo di competenze è un processo continuo che richiede impegno da parte della leadership e dei membri del team stessi. Per questo credo che investire in competenze diverse e multifunzionali possa contribuire al successo nell'affrontare le sfide emergenti nel panorama delle gare d'appalto.
Nel 2023 Forgest ha analizzato oltre 500 gare nel corso dell’anno nei vari settori di consulenza, ne ha selezionate 143 sulle quali è stata effettuata una analisi approfondita per come spiegato in precedenza. Di queste ben 70, circa il 50%, non sono state valutate appetibili o comunque strategiche per gli obiettivi aziendali. Non erano adeguate come importo, richieste o erano presenti dei requisiti non soddisfabili. Le altre 73 sono state invece partecipate. Di queste allo stato attuale 14 sono state vinte e 16 sono state aggiudicate ad altri. Ben 10 gare ancora non sono state aggiudicate e le rimanenti erano manifestazioni di interesse di cui ancora non sono state emanati i bandi. Abbiamo quindi poco meno del 50% circa delle gare vinte sul totale delle gare aperte ed aggiudicate. Per l’anno 2024 l’obiettivo rimane quello di poter vincere più del 50% delle gare e di poter partecipare ad un numero maggiore rispetto all’anno 2023.
Ilenia Ruberto: Ringrazio l’Ingegnere De Vito per la sua disponibilità e per questo interessante e costruttivo confronto che sicuramente aiuterà i nostri lettori a comprendere ancora meglio l’operato, l’impegno e la professionalità di Forgest.
Alla prossima intervista!
G. Giovanni De Vito: Ciao Ilenia e un saluto a tutti i nostri lettori; grazie per questa opportunità di confronto e approfondimento. Ti rispondo subito dicendo che, quando si parla di “Area Gare” su servizi inerenti ai settori che Forgest propone, si intende un sistema organizzato di persone che implementano le fasi ed i processi necessari per presentare offerte o proposte più o meno strutturate per ottenere un appalto e/o un contratto con un cliente pubblico o privato. Per realizzare tutto ciò, in questi anni ci siamo sempre più specializzati e dotati di software e strumenti gestionali, competenze tecniche e partnership varie. Ci tengo anche a specificare che per partecipare a Gare bandite da clienti pubblici di dimensioni medio grandi (Comuni, Province, Regioni, ASL, Istituti Previdenziali, etc.) o da certe tipologie di clienti privati (multinazionali, S.P.A., grossi gruppi imprenditoriali) è stata necessaria una riorganizzazione strutturata di Forgest e ad oggi possiamo affermare di possedere un team con conoscenze multidisciplinari che abbracciano i diversi settori di interesse.
Ilenia Ruberto: Ci puoi spiegare invece, quali sono le principali sfide che si presentano durante la preparazione di una proposta per una gara d'appalto nei settori consulenziali abbracciati da Forgest e come si affrontano?
G. Giovanni De Vito: Stiamo parlando di sfide complesse in quanto si ragiona contemporaneamente su aspetti tecnici e normativi e su aspetti legati al territorio stesso ove la gara si svolge oltre che ad aspetti legati ai competitors presenti. È necessario, pertanto, uno studio di vari elementi professionali e logistici, una implementazione dei dati conosciuti, presenti e passati, ed una struttura organizzativa che renda quanto più efficace ed efficiente l’erogazione del servizio richiesto nella gara stessa che, in caso di vincita, permetta non solo una corretta fornitura di quanto previsto da capitolato, con la conseguente soddisfazione del cliente ma anche un utile finale per Forgest. La sfida è quella di riuscire ad essere concorrenziali e performanti anche in territori non coperti frequentemente da Forgest.
Ilenia Ruberto: Risultando un settore così dinamico e ricco di sfaccettature da considerare, come valuti e gestisci il rischio associato alla partecipazione a gare d'appalto, tenendo conto di fattori come la competitività del mercato e la complessità delle richieste dell'ente appaltante?
G. Giovanni De Vito: La valutazione e la gestione del rischio nella partecipazione a gare d'appalto sono aspetti importantissimi poiché è necessario capire con una analisi preliminare quanto ci si può esporre nell’affrontare la realizzazione della gara e successivamente quanto e come è possibile sostenere la fruizione del servizio in caso di aggiudicazione, considerando persone, strumenti, spostamenti e tutti i costi da sostenere. Partendo dall’analisi del contesto si devono poi capire attentamente le richieste dell'ente appaltante valutando la complessità delle aspettative e la corrispondenza con le proprie competenze e risorse. A questo punto, essendo consci delle proprie capacità e competenze si valuta l’organizzazione che può essere messa in campo in termini di capacità tecniche, finanziarie e umane. In questa fase valutiamo i costi associati alla partecipazione alla gara, inclusi i costi diretti e indiretti, si stima il potenziale ritorno sull'investimento in caso di successo, si valuta il tempo necessario per preparare una proposta di qualità. Parallelamente si considera la scadenza della gara e la capacità dell'organizzazione di rispettarla anche in funzione del carico di lavoro o di altre gare in corso. Arrivati qui si decide se la partecipazione alla gara è in linea con la strategia aziendale a lungo termine e si valuta se la vittoria della gara contribuirà al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per fare questo si effettua per esempio anche un confronto con esperienze passate nella partecipazione a gare simili e si considerano i successi e gli errori precedenti per migliorare la strategia.
Ilenia Ruberto: In che modo coordini e collabori con i diversi dipartimenti interni, inclusi team tecnici e legali, per garantire una preparazione completa e di alta qualità delle proposte di gara?
G. Giovanni De Vito: Questa domanda mi piace molto, in Forgest siamo particolarmente attenti al lavoro di squadra e infatti fin dall’inizio la pianificazione del processo di partecipazione alla gara viene eseguita coinvolgendo tutti i dipartimenti interessati, determinando i ruoli specifici di ciascun collega nel processo e costituendo un team cross-funzionale che comprenda esperti tecnici, legali, finanziari, di marketing e di gestione della qualità. Il team di gestione del progetto organizza riunioni regolari per garantire una comunicazione efficace e continua tra i membri dei dipartimenti, per evitare ritardi e garantire che ciascun dipartimento abbia il tempo necessario per svolgere il proprio lavoro, seguendo i vari step. La pianificazione deve essere realistica per rispettare le scadenze della gara e prima della presentazione ci assicuriamo che ogni sezione della proposta sia stata revisionata da membri chiave di ciascun dipartimento coinvolto. In Forgest siamo convinti che la base del successo è una comunicazione aperta, una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità, e la consapevolezza delle competenze specifiche necessarie da parte di ciascun dipartimento per questo applichiamo un approccio collaborativo e interfunzionale, per favorire la creazione di proposte competitive e di alta qualità.
Ilenia Ruberto: Quali sono le principali tendenze oggi nell’area gare, e come Forgest adatta la propria strategia a queste nuove dinamiche?
G. Giovanni De Vito: Attualmente, le nuove tendenze nell'area delle gare relative ai servizi offerti da Forgest sono molteplici e sono influenzate da diverse dinamiche, se dovessi citarne alcune direi sicuramente il tema della sostenibilità e del benessere psicologico nei luoghi di lavoro in quanto c’è una crescente attenzione rispetto a questi elementi ed è necessario pertanto un adattamento strategico. L’ente appaltante deve comprendere che Forgest può offrire soluzioni sostenibili e programmi specifici sia per la gestione dello stress che per la promozione del benessere a 360° dei propri dipendenti.
Dobbiamo inoltre fronteggiare il crescente uso e utilizzo di tecnologie innovative come sensori IoT, dispositivi indossabili e soluzioni basate su intelligenza artificiale. Anche qui l’adattamento strategico è fondamentale perché solo integrando tecnologie avanzate nella nostra offerta, possiamo dimostrare un impegno per l'innovazione nella gestione della sicurezza e di tanti altri settori. Negli ultimi anni è stato tra l’altro fondamentale ricercare sempre più opportunità di collaborazione con fornitori di tecnologie, esperti del settore e altre organizzazioni specializzate, per fornire soluzioni complete e adeguate. C'è poi una forte richiesta di trasparenza e responsabilità sociale e dunque abbiamo rafforzato le nostre policy aziendali rendendole sempre più attuali e conformi. Infine, una crescente enfasi sulla prevenzione degli incidenti e delle malattie professionali ci ha spinto a sposare e ad evidenziare approcci sempre più preventivi nella nostra strategia, mostrando un impegno per la salute e la sicurezza a lungo termine. Il nostro segreto è possedere dunque una mentalità flessibile che è la chiave per essere pronti a evolversi in risposta alle mutevoli dinamiche del settore.
Ilenia Ruberto: In che modo vengono gestite le relazioni con gli enti appaltanti, inclusi i feedback ricevuti durante e dopo il processo di gara, per migliorare continuamente le performance dell'area gare?
G. Giovanni De Vito: Durante il processo di gara è utile mantenere una comunicazione trasparente con l’ente appaltante richiedendo chiarimenti e cercando di avere informazioni dettagliate. Ove possibile è utile partecipare attivamente a incontri conoscitivi dei contesti per i quali è bandita la gara ed a sessioni informative organizzate dagli enti stessi. Mostrare un interesse proattivo nel comprendere le esigenze dell'ente è un aspetto che a volte può fare la differenza agli occhi della commissione esaminatrice. Altro aspetto fondamentale è la flessibilità e adattabilità nel rispondere a eventuali modifiche o aggiornamenti alle specifiche della gara. Dopo l’aggiudicazione della gara è importantissimo condurre un'analisi approfondita dei risultati della gara stessa includendo punti di forza e aree di miglioramento, valutando le performance rispetto alla concorrenza. Se possibile è utile richiedere incontri di feedback (in presenza o in altri modi) con gli enti appaltanti per comprendere a fondo le loro valutazioni e chiedere chiarimenti su eventuali punti di insoddisfazione o suggerimenti per il futuro. In generale la gestione delle relazioni con gli enti appaltanti non dovrebbe limitarsi al solo periodo di gara, ma dovrebbe estendersi nel tempo. La capacità di apprendere dai feedback, apportare miglioramenti continui e costruire relazioni di fiducia è fondamentale per il successo a lungo termine in questo settore.
Ilenia Ruberto: Come ti mantieni aggiornato sulle normative e le news nel campo delle gare d'appalto? Quali sono le fonti principali di informazione che consulti?
G. Giovanni De Vito: Per rimanere aggiornati sulle normative e le news nel campo delle gare d'appalto, ci sono molti canali possibili, io personalmente utilizzo molto i siti web ufficiali che monitoro per essere sempre aggiornato rispetto alle normative e alle procedure di gara più recenti e ufficiali. Ho diversi abbonamenti a pubblicazioni e riviste specializzate nel settore delle gare d'appalto che offrono analisi, approfondimenti e aggiornamenti sulle tendenze e le normative in evoluzione. Partecipo a corsi di formazione continuativa forniti da istituti accreditati in quanto progettati per mantenere aggiornati i professionisti sulle nuove normative e le best practice; mi iscrivo spesso a webinar, seminari e conferenze online che trattano argomenti relativi alle gare d'appalto, sono eventi che spesso coinvolgono esperti del settore e forniscono approfondimenti pratici, con la comodità di poterli seguire da casa e gratuitamente.
Ilenia Ruberto: Come ultima domanda, ti chiedo quali sono le competenze chiave che ritieni necessarie per far fronte alle sfide emergenti nel panorama delle gare d'appalto, e come promuovi lo sviluppo di tali competenze all'interno del team? Se ci puoi dare anche qualche numero rispetto alle gare vinte da Forgest nel 2023 e che obiettivi abbiamo per questo 2024 appena iniziato.
G. Giovanni De Vito: Lo sviluppo di competenze è un processo continuo che richiede impegno da parte della leadership e dei membri del team stessi. Per questo credo che investire in competenze diverse e multifunzionali possa contribuire al successo nell'affrontare le sfide emergenti nel panorama delle gare d'appalto.
Nel 2023 Forgest ha analizzato oltre 500 gare nel corso dell’anno nei vari settori di consulenza, ne ha selezionate 143 sulle quali è stata effettuata una analisi approfondita per come spiegato in precedenza. Di queste ben 70, circa il 50%, non sono state valutate appetibili o comunque strategiche per gli obiettivi aziendali. Non erano adeguate come importo, richieste o erano presenti dei requisiti non soddisfabili. Le altre 73 sono state invece partecipate. Di queste allo stato attuale 14 sono state vinte e 16 sono state aggiudicate ad altri. Ben 10 gare ancora non sono state aggiudicate e le rimanenti erano manifestazioni di interesse di cui ancora non sono state emanati i bandi. Abbiamo quindi poco meno del 50% circa delle gare vinte sul totale delle gare aperte ed aggiudicate. Per l’anno 2024 l’obiettivo rimane quello di poter vincere più del 50% delle gare e di poter partecipare ad un numero maggiore rispetto all’anno 2023.
Ilenia Ruberto: Ringrazio l’Ingegnere De Vito per la sua disponibilità e per questo interessante e costruttivo confronto che sicuramente aiuterà i nostri lettori a comprendere ancora meglio l’operato, l’impegno e la professionalità di Forgest.
Alla prossima intervista!