Essere conforme al GDPR: tutela del Whistleblower
Tra gli aspetti meno noti ma altrettanto cruciali del GDPR c'è la sua relazione con il ruolo del whistleblower e le misure necessarie per garantirne la tutela. In questo articolo, esploreremo l'importanza della conformità al GDPR nel contesto del whistleblower e come le organizzazioni possono implementare adeguatamente le misure necessarie per salvaguardare chi segnala comportamenti illeciti.
Whistleblowing sta per segnalazione anonima ed è la definizione adottata per le comunicazioni dei dipendenti su eventuali illeciti commessi sul posto di lavoro. Nasce inizialmente nel settore pubblico ma è stato ormai esteso anche al privato; la normativa specifica intende garantire protezione ovvero impedire le ritorsioni possibili da parte dei colleghi o superiori coinvolti. Il whistleblower, o segnalatore di irregolarità, svolge un ruolo fondamentale nel garantire la trasparenza e la correttezza all'interno di un'organizzazione. Può essere un dipendente, un collaboratore esterno o qualsiasi altra persona che, in buona fede, segnala attività illecite o comportamenti non etici all'interno dell'azienda.
Cosa devono fare dunque i datori di lavoro per essere conformi?
1. Protezione del Whistleblower: Il GDPR richiede che le organizzazioni mettano in atto misure per proteggere la privacy del whistleblower. Questo include la limitazione dell'accesso alle informazioni solo a coloro che sono strettamente coinvolti nella gestione della segnalazione e la garanzia di sicurezza dei dati attraverso misure tecniche e organizzative adeguate. Inoltre, Il decreto 24 2023 precisa all'art 17 quali sono i comportamenti ritorsivi vietati nei confronti del whistleblower. Si tratta in particolare di: licenziamento; sospensione, anche di natura disciplinare o misure analoghe; mancate promozioni o le retrocessioni di grado; cambiamento di mansioni; trasferimento; modifiche nell’orario di lavoro; ostracismo; molestie, discriminazione ed il trattamento sfavorevole; mancato rinnovo o risoluzione anticipata di contratti a tempo determinato. Le sanzioni sono specificate all’art. 21 del decreto e prevedono importi compresi tra i 10.000 ed i 50.000 euro.
2. Conservazione dei Dati: I dati personali relativi a una segnalazione di irregolarità devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario per il perseguimento degli scopi per cui sono stati raccolti. L'organizzazione deve definire chiaramente i criteri di conservazione e rispettarli scrupolosamente.
3. Creazione di Procedure Interne: È necessario predisporre procedure e canali di comunicazione utili a favorire le segnalazioni interne all'azienda, garantendo l'anonimato e la riservatezza dell'autore e dei documenti prodotti. La tutela può riguardare anche lavoratori autonomi, non dipendenti ma con rapporto di collaborazione o consulenza. I canali di segnalazione possono prevedere l'utilizzo di forme scritte, digitali o con conversazioni dirette con il segnalante. La gestione del canale di segnalazione può essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato oppure a un soggetto esterno; Questi soggetti devono: a) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; b) mantenere interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni; c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute con riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
4. Formazione del Personale: Garantire che il personale sia adeguatamente formato sui requisiti del GDPR relativi ai whistleblower è essenziale. La consapevolezza del personale contribuisce a una corretta gestione delle segnalazioni e alla protezione dei dati personali coinvolti. Devono essere dunque messe a disposizione di tutti i dipendenti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne (o esterne nel caso in cui la segnalazione interna non abbia avuto seguito). Le informazioni vanno esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché rese accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico e rese pubbliche eventualmente nel sito internet aziendale.
5. Tecnologia e Sicurezza Informatica: Utilizzare tecnologie sicure per la gestione delle segnalazioni è cruciale. Le piattaforme digitali devono rispettare gli standard di sicurezza dei dati e garantire che l'accesso alle informazioni sia limitato alle persone autorizzate.
Essere conforme al GDPR nella tutela del whistleblower è essenziale per qualsiasi organizzazione che mira a mantenere un ambiente etico e trasparente. Investire nella protezione dei dati personali dei whistleblower non solo assicura la conformità legale, ma anche la promozione di una cultura aziendale basata sull'integrità e sulla responsabilità. Le organizzazioni che adottano approcci proattivi in questo settore non solo rispettano la legge, ma dimostrano anche un impegno tangibile verso la costruzione di un ambiente di lavoro sano ed etico.
Il nostro team di esperti può seguire tutte le attività occupandosi in particolare di:
02.66989854 - info@forgest.eu
Whistleblowing sta per segnalazione anonima ed è la definizione adottata per le comunicazioni dei dipendenti su eventuali illeciti commessi sul posto di lavoro. Nasce inizialmente nel settore pubblico ma è stato ormai esteso anche al privato; la normativa specifica intende garantire protezione ovvero impedire le ritorsioni possibili da parte dei colleghi o superiori coinvolti. Il whistleblower, o segnalatore di irregolarità, svolge un ruolo fondamentale nel garantire la trasparenza e la correttezza all'interno di un'organizzazione. Può essere un dipendente, un collaboratore esterno o qualsiasi altra persona che, in buona fede, segnala attività illecite o comportamenti non etici all'interno dell'azienda.
Cosa devono fare dunque i datori di lavoro per essere conformi?
1. Protezione del Whistleblower: Il GDPR richiede che le organizzazioni mettano in atto misure per proteggere la privacy del whistleblower. Questo include la limitazione dell'accesso alle informazioni solo a coloro che sono strettamente coinvolti nella gestione della segnalazione e la garanzia di sicurezza dei dati attraverso misure tecniche e organizzative adeguate. Inoltre, Il decreto 24 2023 precisa all'art 17 quali sono i comportamenti ritorsivi vietati nei confronti del whistleblower. Si tratta in particolare di: licenziamento; sospensione, anche di natura disciplinare o misure analoghe; mancate promozioni o le retrocessioni di grado; cambiamento di mansioni; trasferimento; modifiche nell’orario di lavoro; ostracismo; molestie, discriminazione ed il trattamento sfavorevole; mancato rinnovo o risoluzione anticipata di contratti a tempo determinato. Le sanzioni sono specificate all’art. 21 del decreto e prevedono importi compresi tra i 10.000 ed i 50.000 euro.
2. Conservazione dei Dati: I dati personali relativi a una segnalazione di irregolarità devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario per il perseguimento degli scopi per cui sono stati raccolti. L'organizzazione deve definire chiaramente i criteri di conservazione e rispettarli scrupolosamente.
3. Creazione di Procedure Interne: È necessario predisporre procedure e canali di comunicazione utili a favorire le segnalazioni interne all'azienda, garantendo l'anonimato e la riservatezza dell'autore e dei documenti prodotti. La tutela può riguardare anche lavoratori autonomi, non dipendenti ma con rapporto di collaborazione o consulenza. I canali di segnalazione possono prevedere l'utilizzo di forme scritte, digitali o con conversazioni dirette con il segnalante. La gestione del canale di segnalazione può essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato oppure a un soggetto esterno; Questi soggetti devono: a) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; b) mantenere interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni; c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute con riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
4. Formazione del Personale: Garantire che il personale sia adeguatamente formato sui requisiti del GDPR relativi ai whistleblower è essenziale. La consapevolezza del personale contribuisce a una corretta gestione delle segnalazioni e alla protezione dei dati personali coinvolti. Devono essere dunque messe a disposizione di tutti i dipendenti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne (o esterne nel caso in cui la segnalazione interna non abbia avuto seguito). Le informazioni vanno esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché rese accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico e rese pubbliche eventualmente nel sito internet aziendale.
5. Tecnologia e Sicurezza Informatica: Utilizzare tecnologie sicure per la gestione delle segnalazioni è cruciale. Le piattaforme digitali devono rispettare gli standard di sicurezza dei dati e garantire che l'accesso alle informazioni sia limitato alle persone autorizzate.
Essere conforme al GDPR nella tutela del whistleblower è essenziale per qualsiasi organizzazione che mira a mantenere un ambiente etico e trasparente. Investire nella protezione dei dati personali dei whistleblower non solo assicura la conformità legale, ma anche la promozione di una cultura aziendale basata sull'integrità e sulla responsabilità. Le organizzazioni che adottano approcci proattivi in questo settore non solo rispettano la legge, ma dimostrano anche un impegno tangibile verso la costruzione di un ambiente di lavoro sano ed etico.
Il nostro team di esperti può seguire tutte le attività occupandosi in particolare di:
- Assunzione incarico di Data Protection Officer (DPO);
- Assistenza nella revisione e definizione della modulistica GDPR con audit periodici di controllo;
- Valutazione d'impatto relativa alle conseguenze di un trattamento che violi le misure di protezione;
- Formazione al personale.
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